Rechtssichere E-Mail-Archivierung

Massiv unterschätzte Gefahr für Unternehmer, die die doppelte Buchführung durchführen müssen!

Ihnen drohen seitens des Finanzamtes u.U. erhebliche finanzielle Nachteile,

• wenn Sie E-Mails zum Schriftverkehr mit Ihren Kunden einsetzen,
• wenn Sie Geschäftsabschlüsse per E-Mail tätigen,
• wenn Sie Geschäftsanbahnungen per E-Mail erledigen und
• wenn Sie Rechnungen via E-Mail versenden

und Sie dabei nicht Sorge dafür tragen, dass Sie die neuen GoBD Vorschriften einhalten.

Diese bei vielen Unternehmern immer noch weithin unbekannten Vorgaben aus den „Grundsätze(n) zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“, abgekürzt GoBD sind zum 01.01.2017 uneingeschränkt anzuwenden und erfordern zwingend eine Umsetzung von Ihnen.

Kommen Sie den in den GoBD festgesetzten Anforderungen nicht nach, droht Ihnen der Verlust des Vorsteuerabzugs und Sie müssen u.U. damit rechnen, dass das Finanzamt statt der von Ihnen eingereichten steuerrelevanten Unterlagen eine Steuerschätzung vornimmt.

Für sämtliche IT-gestützte, steuerrelevante Prozesse in Unternehmen gelten die GoBD und umfassen auch für die E-Mail-Archivierung im Wesentlichen folgende Vorgaben:

• Datensicherheit --> Daten sind gegen Verlust und unberechtigten Zugriff zu sichern
• Unveränderbarkeit --> Daten dürfen nur bei entsprechender Kenntlichmachung verändert, überschrieben oder ersetzt werden.
• Ordnungsgemäßheit --> Alle buchungsrelevanten Daten, Aufzeichnungen und andere Vorgänge müssen nachvollziehbar, vollständig, richtig, zeitgerecht/zeitnah, geordnet und unveränderbar sein.
• Aufzeichnung --> Alle relevanten Geschäftsvorfälle müssen in zeitlicher Reihenfolge und in sachlicher Gliederung darstellbar sein
• Aufbewahrung --> aufbewahrungs- und aufzeichnungspflichtige Daten, Datensätze, elektronische Unterlagen sind geordnet und grundsätzlich im Original (Ursprungsformat) aufzubewahren. Jedes Dokument muss in angemessener Zeit wiedergefunden und reproduziert werden können.

Das Verfahren und die Technik, die ein Unternehmen zur Archivierung von E-Mails nutzt, muss außerdem in einer Verfahrensdokumentation festgehalten werden, aus der sich alle verfahrensrelevanten Schritte leicht erlesen lassen.